ЯК написати лист-підтвердження :: лист потдвержденія участі

Правила ділового етикету вимагають не залишати без відповіді листи, що надійшли від колег і партнерів. Особлива роль у службовому листуванні належить листом-підтвердженню. Цим документом закріплюються попередні домовленості, факти отримання та передачі будь-яких відомостей, бажання брати участь в тому чи іншому заході і т.д. Для кожного виду листи-підтвердження існують усталені ключові словосполучення.

Інструкція

Підготуйте стандартний бланк формату А4 для написання листа-підтвердження. У лівому верхньому куті обов'язково розмістіть відомості про вашу організацію: повне найменування, юридична адреса з індексом, контактні телефони, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) та інші відомості. У правому верхньому куті вкажіть дані адресата: найменування організації-одержувача, посада, прізвище та ініціали людини, якій направляється лист-підтвердження, повна поштова адреса.

Сформулюйте заголовок листа. Це полегшить його ідентифікацію одержувачем і спростить систематизацію в архіві вашої організації. Заголовок повинен бути коротким і інформативним, наприклад: «Про отримання договору поставки з ТОВ« ННН »або« Про підтвердження присутності на семінарі 02.02.2002 р ». Тема надрукуйте зліва під реквізитами вашої організації.

Відступите від заголовка 2-3 рядки і надрукуйте звернення до адресата. Використовуйте стандартну форму офіційного звернення до ділових партнерів: «Шановний Іване Івановичу!» Або «Шановний пан Іванов!».

В основній частині листа-підтвердження опишіть коротко факт отримання вашою організацією від адресата будь-яких документів, товарів, послуг. Формулювання повинна бути лаконічною і не перевищувати 1-2 пропозицій: «ТОВ« ААА »підтверджує отримання 2 (двох) примірників договору поставки від 12.02.2011 № 34».

Якщо в листі підтверджуються попередньо досягнуті домовленості, потрібно коротко описати їх суть. Наприклад, між генеральними директорами підприємств відбулася бесіда, в якій вони висловили намір про співпрацю. У листі-підтвердженні ви можете написати так: «ТОВ« ННН »підтверджує згоду на взаємовигідне співробітництво, досягнуте в ході переговорів 29.01.2010 р Просимо вислати документи, необхідні для укладення договору».

Закінчите лист-підтвердження фразою, що виражає подяку і надію на довгострокове співробітництво. При необхідності ви також можете в кінці листа запросити додаткові відомості або документи: «Підтверджуємо нашу участь у семінарі з проблем екології 23.05.2008 р Просимо вислати анкету учасника на нашу адресу».

Надрукуйте лист у двох примірниках і підпишіть у керівника організації. Один примірник ви направите адресату поштою, другий - помістіть у власний архів на зберігання.