ЯК почати офіційний лист :: офіційний лист вітання

Ділове листування - неодмінна складова виробничої діяльності будь-якої організації, підприємства, компанії. Як і будь-яка інша процедура, вона регламентована. До змісту та оформлення офіційного листа пред'являються певні вимоги.

Інструкція

Насамперед ознайомтеся з ГОСТ Р 6.30-2003, в якому детально описані всі вимоги до оформлення офіційного листа, встановлено розміри шрифтів і відступи на поля.

Офіційне лист пишіть на бланку вашої організації. У ньому обов'язково має бути зазначено її повне найменування, банківські та юридичні реквізити, контактні телефони, звичайний і електронну поштову адресу.

У правому верхньому куті вкажіть прізвище, ім'я та по батькові адресата, його посада і найменування організації. Напишіть детальний поштову адресу організації-адресата, вкажіть обов'язково індекс.

У лівому верхньому полі зазвичай залишено місце для вихідного реєстраційного номера даного листа та проставлення дати його реєстрації. Там же слід написати тему листа. Вона повинна бути вказана в короткій формі, в одне речення. Вказівка теми допоможе вашому адресату швидко визначитися з виконанням листи і вирішити, кому буде доручено підготовку матеріалів по ньому і відповіді.

Будь-яке лист, навіть офіційне, почніть з привітання. Бажано, щоб у ньому прозвучало повне ім'я та по батькові адресата. Привітання почніть зі слова: «Шановний». Ім'я та по батькові адресата, якщо ви не знайомі з ним особисто, ви завжди можете дізнатися по інтернету або зателефонувавши на те підприємство, на якому він працює. Не нехтуйте цією дрібницею, оскільки вам важливо з перших же фрази розташувати до себе тієї людини, на ім'я якого ви пишете лист.

У першому абзаці, перед тим, як викладіть основний зміст листа, зробіть короткий вступ - нагадайте адресату попередні обставини, приведіть статистичні дані або інші ввідні відомості, які будуть необхідні йому для кращого розуміння суті вашого послання. Починати перший, вступний абзац випливає зі слів: «При цьому направляємо вам ...», «За домовленостями, досягнутими ...» або «У зв'язку з тим, що ...» і т.п.