ЯК написати діловий лист-відповідь :: як відповісти на діловий лист

Отримуючи повідомлення від партнера по бізнесу, багато намагаються якнайшвидше відповісти на отриманий запит, щоб не змушувати чекати партнера. І це правильно - час в цьому випадку нерідко має значення, яке важко переоцінити. Але не замислюючись особливо про форму відповіді, мало хто думає, що цим він може завдати удару по репутації компанії.

Інструкція

Для початку уважно вивчіть питання, викладені у листі контрагента. Підготуйте короткий варіант відповіді по кожному з пунктів, якщо таких в ньому кілька. Тепер приступите до оформлення листа-відповіді на запит. Для цього візьміть фірмовий бланк компанії, з нанесеними на ньому логотипом і реквізитами фірми. Якщо такого не існує, наберіть шапку листи, вказавши в ній необхідні відомості, вручну. Розміщення реквізитів у листі дуже цінно для вашого бізнес-партнера. Пропонуючи їх у кожному повідомленні, ви позбавляєте його від необхідності кожного разу розшукувати їх в стосі паперів чи комп'ютерних файлах, а також від необхідності робити окремий запит за реквізитами при бажанні скласти новий договір або сплатити рахунок.

У правому верхньому куті напишіть реквізити адресата листа. Тут вкажіть назву організації, посада автора запиту та його ПІБ. Навпаки, в лівому кутку виділіть рядки для вихідного номера, який буде присвоєний документу при реєстрації, та дати. Найменування документа в такому випадку не пишеться. Почніть відразу з обігу по імені та по батькові, після слова «Шановний». У змістовній частині листа першими словами буде «У відповідь на ваше лист повідомляємо »(запит, вимога і т.д.). Далі розпишіть по пунктах всі заготовлені відповіді, дотримуючись такої порядкової нумерації, яка була у вихідному листі.

У заключній частині висловіть прохання, побажання або вимоги, не забуваючи дотримуватися поважного тону, ділового стилю письма і стежити за грамотністю. Завершіть лист словами «З повагою» і назвіть свої ПІБ, а також займану посаду. Крім того, напишіть тут ваш телефон для зв'язку і e-mail, якщо хочете отримати відповідь лист або коментарі з приводу сказаного в листі.