ЯК скласти акт на знищення документів :: акти на знищення документів період2001-2008 :: Робота і кар'єра

Всі документи організації повинні зберігатися в архіві. Так, наприклад, Податковий кодекс говорить, що первинні документи, папери, що підтверджують оплату податків, та інші необхідно берегти протягом чотирьох років. Але є й такі документи, які можна знищувати по закінченню року, наприклад, графіки відпусток. Утилізацію слід проводити після того, як оформлений акт.

Інструкція

Спочатку слід зауважити, що документи, «відслужили своє», можна вносити в акт лише в тому випадку, якщо термін закінчився до 1 січня того року, коли складається подібна папір, тобто документи 2010 слід включити в акт тільки в 2016 році.

Перед тим, як складати акт і знищувати документацію, складіть опису, які повинен затвердити керівник організації і скласти протокол.

Доцільно скласти акт у вигляді таблиці. У правому верхньому куті вкажіть реквізити організації. Потім нижче вже звичайною рядком великими літерами напишіть «стверджую», нижче вкажіть посаду (керівник, генеральний директор і т.п.), потім прізвище та ініціали. Ще нижче уточніть дату складання акта.

Після цього вкажіть мету, наприклад, про виділення документів з вичерпаним терміном до знищення. Далі перерахуйте підстави, наприклад, «на підставі переліку типових організаційних документів...»

Нижче йде таблична частина, яка складається з восьми граф. Перша - це порядковий номер. Друга - найменування документа, наприклад, графіки відпусток або листування про роботу з кадрами. Третя - крайні дати, тобто ті дати, які вказані в документі останніми, наприклад, графік відпусток закінчується в 2010 році, значить потрібно написати «2010». Тут можна не вказувати місяць.

Далі йде графа з номерами описів, якщо їх немає, то можна проставити прочерки. Потім проставте індекс справи за номенклатурою, наприклад, графік 05-20, де 05 - індекс відділу, а другі дві цифри - порядковий номер справи.

Після цього вкажіть кількість одиниць зберігання, наприклад, графік може бути в одиничному екземплярі, а ось листування з кадрами у множині. Потім заповніть графі з термінами зберігання згідно з довідником. В кінці, якщо необхідно, заповніть графу «примітка».

Після табличній частині напишіть про те, що опису є і затверджені протоколом керівника із зазначенням номера та дати його складання.

Далі підведіть підсумок, який виражається в кількості одиниць документів, готових до знищення, наприклад, за період 2006-2010 знищено 234 одиниць.

Далі знову все даних перевіряє керівник і підписує документ.