1
Почніть лист англійською мовою з адреси. В діловому листі від правого краю напишіть вулицю, будинок і квартиру (офіс) одержувача, потім округ і місто з поштовим індексом, після чого - країну. Нижче поставте дату, під нею від лівого краю в такому ж порядку вкажіть свою адресу. Зрозуміло, в електронному листі всі ці рядки зайві.
2
Далі поставте звернення до адресата. Людині, з якою у вас виключно офіційне знайомство, напишіть "Dear Mr. / Mrs. Smith ". Для добре знайомого одержувача виберіть менш формальне "Dear Paul". Якщо це вже не перше за день ваш лист цьому адресату, в першому рядку поставте просто ім'я - немає чого вітатися кожен раз.
3
Після звернення поставте кому і почніть основний текст з новою рядок з маленької літери. У вступній фразі позначте мета чи причину написання листа:
I have received your letter of - Я отримав ваше лист-
Thank you for your letter - Дякую за ваше лист-
We are pleased / I regret to inform you - Ми раді / Ми з жалем змушені повідомити вам.
4
У наступному абзаці викладіть основний зміст листа. Після чого використовуйте відповідну до випадку заключну фразу:
I look forward to your reply / to meeting you - З нетерпінням чекаю вашої відповіді / зустрічі з вами-
Once again, I apologize for any inconvenience - Ще раз приношу вибачення за беспокойство-
(Feel free to) contact us for further information - (В будь-який час) звертайтеся за подальшою інформацією.
5
В кінці листа поставте заключну формулу ввічливості:
Sincerely - Щиро ваш-
Yours truly - З уваженіем-
Best Regards - З найкращими побажаннями (підходить для ділового, але не зовсім формального знайомства).
Далі через кому, але з нового рядка поставте підпис - ім'я та прізвище (статус і прізвище) або просто ім'я, якщо ваші відносини з адресатом не надто офіційні.