ЯК оформити виписку з документа

Нерідкі випадки, коли за запитом сторонніх організацій, справжніх або колишніх працівників підприємства та інших громадян необхідно оформити виписку з основного документа, призначеного для внутрішнього використання і містить відомості конфіденційного характеру. До складання таких документів пред'являються особливі вимоги.

Інструкція

Візьміть оригінал вихідного документа і виділіть фрагменти, які підлягають копіюванню та перенесення в виписку. Точне цитування - основна вимога до складання виписки. Певної форми для таких документів не існує, тут керуйтеся загальними правилами діловодства, що регламентують оформлення ділової документації. Набагато важливіше зміст виписки, яке має бути складено з блоків обов'язкової інформації.

Для початку розмістіть вгорі по центру аркуша назва документа "Виписка з ..." (наказу, протоколу та ін.) І вкажіть коротко тему, суть документа. Далі виділіть і скопіюйте частину основного документа, в якій вказані початкові реквізити (найменування підприємства, дата і місце проведення заходу, кількість присутніх і т.д.). Вступну частину виписки завершите розміщенням фрагмента тексту, який стосується безпосередньо заданого питання (пункт з повісті денного зборів або ін.), Із зазначенням його порядкового номера згідно з положенням у вихідному документі.

Тепер знайдіть і скопіюйте фрагмент тексту, що описує хід обговорення даного питання (якщо воно було) і прийняте по ньому рішення. Вставте цитату в виписку, не забувши включити туди нумерацію з основного документа. Тут же розмістіть прізвища, ініціали та посади відповідальних осіб, які підписали оригінал.

Готову виписку завірте у осіб, уповноважених до виконання подібних дій. Найчастіше це секретар організації або кадровик. Тут виписка буде звірятися з оригінальним документом на предмет точної відповідності. На закінчення на виписці повинно бути написано слово "Вірно", поставлено підпис (з розшифровкою в дужках) відповідальної особи, вказана його посада, дата і час запевнення документа.