ЯК скласти виписку з наказу :: Оформлення документів

Виписка з наказу - це певний фрагмент тексту наказу, підготовлений на вимогу співробітника або за запитом вищестоящої організації. Вона оформляється в тому випадку, якщо документ дуже об'ємний, а необхідна інформація для виписки займає лише невелику його частину, або з міркувань конфіденційності.

Інструкція

Необхідно повністю відтворити реквізити бланка наказу (Найменування організації, номера та дати справжнього наказу, заголовок до тексту, місце видання, необхідний фрагмент тексту наказу ). Вид документа «Наказ» міняють на «Виписка з наказу». Дату наказу та реєстраційний номер у виписці не змінюють.

Якщо в наказі є констатуюча частина, її повністю відтворюють. Якщо ні, то обмежуються словом «Наказую».

З розпорядчої частини наказу переноситься тільки та його частина (підпункти, пункти), яка безпосередньо стосується конкретного виконавця, тобто саме заради якої виписка і готується.

У виписці вказують відомості про особу, яка підписала справжній документ, а саме займана ним посада, ініціали та прізвище. Особистий підпис цієї людини у виписці з наказу відсутня.

Обов'язковим реквізитом у виписці є засвідчувальний напис, що складається з слова «Мабуть» (без лапок), особистого підпису, розшифрування підпису (прізвища та ініціалів), посади особи, що завірила виписку, дати засвідчення. Якщо виписка з наказу видається за межі організації, то печаткою саме цієї організації вона і завіряється. Для внутрішніх виписок використовується штамп (печатка) кадрової служби підприємства. Зазвичай виписка завіряється секретарем-референтом і видається відповідальному виконавцю під розписку. Вона повинна бути надрукована на чистому аркуші паперу формату А4 або А5 у варіанті кутового розташування постійних реквізитів прапоровим способом.

Оформлення виписки з наказу з особового складу відбувається за схожим зразком. Відмінність полягає у відсутності констатуючий частини. Тому з розпорядчої частини виписується цікавить пункт («Прийняти ...», «Перевести ...»). Решта оформлення збігається з випискою з наказу по основній діяльності.