ЯК скласти виписку з протоколу :: Оформлення документів

Для надання в сторонні організації довідкової інформації, що міститься у внутрішніх документах компанії, використовують спеціальну форму - виписку. По суті, це точне цитування фрагмента тексту із зазначенням реквізитів документа. Така форма дозволяє зберегти конфіденційність решти інформації, яка може містити й важливі відомості, призначені для розгляду тільки в рамках даної організації.

Інструкція

Для початку врахуйте, що не існує уніфікованої форми виписки з протоколу, тому при її складанні орієнтуйтеся на загальні правила оформлення ділових паперів. При цьому, пам'ятайте, що є обов'язкові пункти, які повинна містити виписка. Візьміть вихідний протокол, виділіть їх і приступите до копіювання цих фрагментів в підготовлюваний документ.

В першу чергу напишіть назву документа "Виписка з протоколу ...", розмістивши його в центральній верхній частині аркуша. Тут же має бути стисло вказана основна тема зборів або засідання. Далі копіюйте з оригіналу шапку з повними реквізитами. Вона повинна містити найменування організації, кількість присутніх, місце і дату проведення заходу.

Виділіть у спільному порядку денному зборів пункт, що стосується безпосередньо заданого питання. Копіюйте, не забувши включити порядковий номер, під яким він розташовувався в протоколі. Вставте в ваш документ, таким чином, завершуючи формування вступній частині виписки.

Знайдіть в основній частині документа текст, що описує хід обговорення даного питання, розділ "Слухали" і "Ухвалили". Цей фрагмент повністю процитуйте у виписці. Також копіюйте перелік осіб, які підписали вихідний протокол. Вкажіть займані ними посади, прізвища та ініціали.

Обов'язково завірте складений вами документ у секретаря, у відділі кадрів або в іншого, уповноваженого для таких дій особи. Прослідкуйте, щоб, після звірки з оригіналом, він власноручно написав на виписці слово "Вірно". Поставив підпис, розшифрував її в дужках (ПІБ), вказав власну посаду та дату засвідчення документа.