Документи в більшості організацій зберігаються десятиліттями. Щоб цінні папери не загубилися і не пом'ялися, підшиваються в папки з пластмаси або твердого картону. Перед цим обов'язково надайте кожному договором власний номер. Так буде легше знайти його в разі потреби.
Інструкція
Щоб легко знайти потрібний договір, виготовте книгу обліку. Візьміть товстий зошит в клітку. Пронумеруйте перший лист. Привласнюйте цінному папері номер і вписуйте його в цей журнал. Номер може складатися тільки з цифр, наприклад 345. Або мати букви - 123-ІД. Крім нього заносите дату, коли було укладено договір. Рядок у журналі повинна виглядати так: 1. договір №345-Ід від 23.03.2011. У примітках вкажіть суть угоди, якщо це потрібно за корпоративному стилю ведення документації.
Коли в організації існує не одна юридична особа, виготовте для кожного власний журнал обліку договорів. Для позначення застосовуйте умовні символи. Наприклад, документи ТОВ "Три ведмеді" записуйте як 456-ТМ. А договору від ВАТ "Вовк і Червона шапочка" позначайте 876-ВКШ. Номери повинні йти в зошиті по порядку, щоб не було плутанини.
Навіть якщо кожен підрозділ компанії займається оформленням і узгодженням документів, книга обліку договорів повинна бути одна. Інакше номера документів будуть повторюватися, що внесе в діяльність фірми розлади. Доручіть секретарю або завідуючого канцелярією вести цей журнал. Чи не видавайте співробітникам печатку і не підписуйте документ у генерального директора до тих пір, поки йому не присвоєно ідентифікаційний номер.
Як розшифрувати ip
Як ремонтувати унітаз
Як писати ім'я користувача
Як скласти штрих-код
Як виростити каскадну петунію
Як оновлювати комп'ютерні програми
Як вставити в фото логотип
Як завантажити фото на стіну
Як дізнатися положення плоду