Документи в більшості організацій зберігаються десятиліттями. Щоб цінні папери не загубилися і не пом'ялися, підшиваються в папки з пластмаси або твердого картону. Перед цим обов'язково надайте кожному договором власний номер. Так буде легше знайти його в разі потреби.
Інструкція
Щоб легко знайти потрібний договір, виготовте книгу обліку. Візьміть товстий зошит в клітку. Пронумеруйте перший лист. Привласнюйте цінному папері номер і вписуйте його в цей журнал. Номер може складатися тільки з цифр, наприклад 345. Або мати букви - 123-ІД. Крім нього заносите дату, коли було укладено договір. Рядок у журналі повинна виглядати так: 1. договір №345-Ід від 23.03.2011. У примітках вкажіть суть угоди, якщо це потрібно за корпоративному стилю ведення документації.
Коли в організації існує не одна юридична особа, виготовте для кожного власний журнал обліку договорів. Для позначення застосовуйте умовні символи. Наприклад, документи ТОВ "Три ведмеді" записуйте як 456-ТМ. А договору від ВАТ "Вовк і Червона шапочка" позначайте 876-ВКШ. Номери повинні йти в зошиті по порядку, щоб не було плутанини.
Навіть якщо кожен підрозділ компанії займається оформленням і узгодженням документів, книга обліку договорів повинна бути одна. Інакше номера документів будуть повторюватися, що внесе в діяльність фірми розлади. Доручіть секретарю або завідуючого канцелярією вести цей журнал. Чи не видавайте співробітникам печатку і не підписуйте документ у генерального директора до тих пір, поки йому не присвоєно ідентифікаційний номер.
Як зв'язати модний бере спицями
Як плести темляк
Як поліпшити працездатність комп'ютера
Як проводити семінарські заняття
Як приготувати варену картоплю
Як отримати посвідчення водія
Як заплатити автомобільний податок
Як продати квартиру колишньому чоловікові
Як купити подержаних автомобіль