ЯК складати реєстр договорів :: як виглядає реєстр журналів :: Робота і кар'єра

У процесі господарської діяльності керівники компаній укладають багато різних договорів з постачальниками, покупцями. Для того щоб була можливість відслідковувати терміни дії цих нормативно-правових документів, деякі організації використовують так звані реєстри договорів. Взагалі, поняття «реєстр» означає якийсь журнал реєстрації вхідних і вихідних документів. Як же скласти таку базу?

Інструкція

Спочатку вам потрібно визначитися, яку інформацію ви хочете бачити в реєстрі, тобто виділити для себе найважливіші критерії. Після цього в журналі, який можна зробити як у програмі Excel, так і в використовуючи звичайну зошит (краще формату А4), зробіть таблицю.

Якщо ви зупинилися на другому способі, то спочатку оформите титульний лист. Напишіть на ньому реквізити організації, тобто ІПН, КПП, Окатий, юридична адреса та керівника організації. У центрі посередині напишіть «Реєстр договорів за (вкажіть період) ».

Далі на наступному листі зробіть таблицю, що складається з шести граф. У першій графі вкажіть номер договору, що укладається з контрагентом, у другій - дату нормативно-правового документа, а в третій - дату закінчення його.

Далі вкажіть найменування контрагента, виконавця і предмет договору, наприклад, розробка програм з обліку. За бажанням ви можете вказати суму договору, чи є додаткова угода та інші умови. Як правило, договори вносяться в хронологічному порядку. Після закінчення періоду доцільно документ прошити, пронумерувати і підписати у керівника організації. Після цього здайте реєстр в архів.

Також для складання реєстрів ви можете використовувати спеціально розроблену програму, яка так і називається «Реєстр договорів». Вона дозволяє відстежувати платежі за договорами, терміни закінчення даних документів, а також вести облік за виплаченими сумами. Програма сама автоматично формує списки, які по закінченню періоду ви зможете роздрукувати на паперові носії.

Ви можете зупинитися і на третьому способі, тобто з використанням програми Excel. Графи в таблиці можуть мати приблизний зміст, як і при використанні першого способу. В кінці періоду реєстр роздруковуєте і віддаєте на підпис головному бухгалтеру.