ЯК прошити договір :: Юриспруденція

Правильне зберігання документації дозволить уникнути проблем з пошуком потрібних договорів. Витративши трохи часу на підшивку цінних паперів, ви будете впевнені, що потрібні завжди будуть під рукою в цілості й схоронності.

Інструкція

Щоб легко знайти потрібний документ, зробіть книгу обліку. Договором присвоюйте номер і заносите його в цей зошит. Крім порядкового номера записуйте дату, коли договір був укладений. Рядок у журналі повинна виглядати так: 1. договір №987ДЛ від 23.03.2010. Поруч, у примітках, вкажіть суть контракту, якщо цього вимагає корпоративний стиль ведення архіву.

Заведіть для кожної юридичної особи, якщо в організації їх декілька, свій журнал обліку документів. Використовуйте для їх позначення умовні символи. Наприклад, договори ТОВ "Веселі картинки" вписуйте як 987ВК. А контракти від ВАТ "Мурзилка" позначайте 987М. Привласнюйте номера суворо по порядку, щоб не було плутанини.

Підшивайте договір в папку тільки після того, як він пройшов всі етапи узгодження, був на підписі у генеральних директорів обох сторін, все друку поставлені. Вибирайте швидкозшивачі у твердій обкладинці - вони забезпечать збереження документів. Для кожної юридичної особи заведіть окрему папку.

Щоб вкласти договір в швидкозшивач, акуратно вийміть скріпку, що сполучає листи. Діркопробивачем пробийте нові отвори. Вставте документ в папку і закріпіть його металевими вусиками. Відокремте один контракт від іншого чистим аркушем формату А4.

Є ще один спосіб архівування документів. Придбайте комплект прозорих файлів. Кожен договір вкладете в окрему обкладинку і закріпіть в папці.

Не вставляйте в одну папку занадто багато договорів - листи можуть пом'яти. Швидкозшивач повинен закриватися легко, щоб папір не виглядала назовні.

Відведіть для зберігання папок з документами окрему полицю на стелажі. На торці швидкозшивачі вкажіть рік і юридична особа, на яку оформлені договору. Так ви швидко знайдете потрібні контракти у випадку потреби.

Папки з документами, укладеними три - чотири роки тому, тримати під рукою немає необхідності. Покладіть їх в щільні картонні коробки, підписавши рік і юридична особа, якій належать договору. Упаковки відправте на склад. Знайдіть сухе місце для зберігання. Волога може погубити цінні папери.