? ЯК підшивати рахунки-фактури

Ведення бухгалтерської звітності - досить копітка заняття. Папки зі рахунками-фактурами за деякими видами договорів повинні зберігатися в організації до десяти років, тому підшивати їх потрібно так, щоб в будь-який момент можна було знайти потрібний документ.

Інструкція

Заведіть журнал обліку рахунків-фактур. Вносьте туди всі номери документів, які збираєтеся підшивати. Найкраще робити це в електронному вигляді, в спеціальній програмі або в звичайній таблиці Excel. Впишіть номер документа (зазвичай він змішаний - цифровий і числовий) і його дату. Час від часу переносите дані на диски, щоб у разі поломки комп'ютера архів залишився в цілості й схоронності.

Заведіть кілька книг обліку рахунків-фактур, якщо в компанії існують не одну юридичну особу. Складаючи документ, відразу давайте йому відповідний номер. Застосовуйте умовні позначення. Наприклад, фактури, оформлення для ВАТ «Золота антилопа», позначайте як 123-ЗА, а для ЗАТ «Падишах» як 123-П. Обов'язково вказуйте номер договору або угоди, до якого був складений даний рахунок.

Візьміть рахунок-фактуру, яку потрібно підшити. Проробіть дироколом два отвори. Вставте документ в папку. Використовуйте швидкозшивачі з щільними обкладинками, щоб цінні папери не пом'ялися. Чи не набивайте їх занадто щільно.

Другий спосіб зберігання - в файлових папках. Візьміть прозору обкладинку і вставте в неї рахунок-фактуру. Файл помістіть в швидкозшивач і закріпіть спеціальними утримувачами.

На кожну папку нанесіть умовні позначення. Помітьте, рахунки-фактури -якої юридичної особи там зберігаються. Напишіть період, за який зібрані документи.

Рахунки-фактури старше трьох років відправте на склад. Складіть папки в картонні коробки, які легко пропускають повітря. Вкажіть на стінках кількість скоросшивателей всередині і до якого юридичній особі вони відносяться. У програмі, в якій ви реєструєте документи, позначте, які з них були відправлені на склад. У разі потреби завжди можна буде підняти архів і знайти потрібні папери.