ЯК нумерувати кадрові накази :: як нумеруються документи

При оформленні кадрових наказів необхідно велику увагу приділяти їх юридичним значенням. Для володіння законною силою, вони повинні містити ряд необхідних реквізитів, у тому числі реєстраційний індекс або, по-іншому, номер документа. Правила реєстрації наказів визначаються локальним документом установи, але існують також загальнопоширені правила.

Інструкція

Порядковий номер наказу по кадрам є також його реєстраційним номером (індексом). Нумерацію всіх наказів (розпоряджень) з кадрів ведіть протягом делопроізводітельного року окремо для кожної групи розпорядчих документів в спеціальних реєстраційних формах.

Делопроізводітельний рік зазвичай збігається з календарним (1 січня - 31 грудня). Але є винятки, наприклад, заклади культури, освіти тощо, канцелярський рік в яких починається 1 вересня.

Для початку розмежуйте всі накази по окремих групах. Розділіть паперу відповідно їх терміну зберігання на документи довгострокового зберігання та документи короткострокового зберігання.

У великих організаціях, які налічують велику кількість працівників, для зручності виділіть в межах масиву наказів з однаковим терміном зберігання кілька груп по однорідної тематики.

Наприклад, документи довгострокового зберігання можна розділити на групи: накази про прийом, накази про звільнення, накази про переведення. А папери короткострокового зберігання можна розмежувати на серії: накази про відпустки, накази про відрядження.

В організаціях з дуже великою штатною чисельністю іноді доводиться розробляти буквені позначення наказів по кожній категорії персоналу.

Далі кожну з цих груп наказів по особовому складу зареєструйте в спеціальних формах. Як реєстраційної форми можна використовувати журнал, реєстраційно-контрольні картки або систему електронного документообігу. У кожної з цих форм є свої переваги і недоліки.

Реєстраційно-контрольні картки та електронні картотеки, які зазвичай дублюють один одного, більш зручні для систематизації і пошуку. Реєстраційні журнали забезпечують більшу інформаційну безпеку.

Реєстраційні форми не мають строгого стандарту, але зазвичай містять такі дані:

- дата-

- порядковий номер пріказа-

- хто підписав (посада, прізвище) -

- короткий зміст пріказа-

- основаніе-

- виконавець.

Тепер, щоб нумерувати накази по кадрам, вам достатньо заглянути у відповідний журнал і привласнити документу черговий індекс.