ЯК підшивати особисті справи :: Робота і кар'єра

Кожен роботодавець в процесі господарської діяльності повинен вести різну документацію, в тому числі кадрову. Документи співробітників збираються воєдино і скріплюються в одну загальну папку, яка називається «Особиста справа». Цей формат обліку співробітників не є обов'язковим, але все ж вітається різними інстанціями.

Інструкція

Оформіть особиста справа на співробітника відразу після видання наказу про прийом на роботу. Для цього не існує уніфікованої форми, тому розробіть її самі. Зніміть копію з паспорта співробітника, свідоцтва ІПН, страхового пенсійного свідоцтва і з інших документів, які є в наявності, наприклад, з водійського посвідчення, медичної довідки.

На першій сторінці повинна знаходитися опис усіх документів, які є на момент працевлаштування, і які будуть з'являтися в процесі роботи, наприклад, наказ на відпустку, будь-які додаткові угоди до трудового договору.

У внутрішній опису вкажіть найменування документів, їх номери, дату складання та номер аркуша в особовій справі. Поставте підпис, ПІБ укладача і дату складання. Для спрощення надання інформації, складіть опис в табличному вигляді.

Після того, як всі документи зібрані, розташуйте їх у хронологічному порядку, потім пронумеруйте їх, починаючи з опису (сторінка №1). Далі оформите обкладинку особової справи. Обов'язково вкажіть назву організації відповідно до установчих документів, порядковий номер особової справи, дату складання. Залиште та поле під зазначення дати закінчення трудового договору. Також після звільнення вам необхідно буде вказати кількість сторінок у справі.

Не забудьте вказати і заголовок справи - прізвище, ім'я та по батькові співробітника повністю. Також ви можете написати посаду працевлаштовуємо співробітника. Після звільнення справу прошивається і здається в архів.

Особові справи зберігаються у кадрового працівника або іншої особи, яка виконує його обов'язки. Доступ до даних обмежений. Раз на рік співробітники повинні отримувати інформацію про ведення справ- краще, якщо після ознайомлення вони будуть ставити підпис.