ЯК підготувати документи в архів :: як сформувати архів на папері :: Робота і кар'єра

Величезним і окремою ділянкою архівної роботи вважаються ті питання, які стосуються оформлення документів до їх здачі в архів організації. Саме тому вони заслуговують серйозної уваги, так як при проведенні цієї стадії роботи з документами найчастіше скоюються різні методичні та практичні помилки, які в майбутньому можуть викликати негативні наслідки в роботі архіву.

Інструкція

Всі роботи, які стосуються передачі в архів документів, включаючи папери особового складу, прийнято поділяти на наступні стадії: - перш за все необхідно провести формування документів у поточному виробництві і після його закінчення-
- після формування справ їх треба оформити у відповідності з усіма встановленими правіламі-
- потім проведіть експертизу цінності і підготуйте до архівного храненію-
- проведіть опис усіх документів, що передаються в архів організації-
- на останньому етапі зробіть передачу офіційних паперів в архів організації.

Спочатку слід провести правильне формування документів, що відносяться до особового складу в певні комплекси, тобто в справи. В спеціальні папки слід формувати такі офіційні папери, як накази по різноманітним сторонам діяльності співробітників компанії, з особового складу, які мають різні часові рамки, відведені для їх зберігання. Даний етап необхідно виконувати, тому що деяка частина наказів, що стосуються особового складу, присвячена виключно дійсним питань, що впливає на місце роботи, а також на преміювання співробітників і переміщення по робочій посаді. Такий вид паперів необхідно зберігати в архіві підприємства не менше сімдесяти п'яти років. Разом з цим, найбільша частина наказів, які відносяться до складу особистому, відображає оперативні питання діяльності працівників компанії: накази про відрядження, по чергувань, відпусток і так далі. Такі документи слід зберігати протягом п'яти років. Для зручності користування пошуком і полегшення роботи в різні справи слід формувати паперу п'ятирічного періоду і сімдесяти п'ятирічного строку.

Необхідно правильно сформувати особові рахунки працівників підприємства і всіх службовців, які стосуються даних про оплату праці строго в алфавітному порядку. Всі папери в особистих папках слід розташовувати тільки в хронологічному порядку за датою їх надходження. Також необхідно на всі папери, розташовані в папці, скласти архівну опис, яка містить такі реквізити, як: - найменування папери-
- порядковий номер паперу, включеного в опісь-
- кількість аркушів в документе-
- дата та номер документа (якщо в цьому є необхідність) -
- підсумковий запис про кількість аркушів паперів, включених у приватне справу-
- примітка.