ЯК проводити співбесіду з секретарем :: провести співбесіду при прийомі секретаря

У великих організаціях більшість відвідувачів, як правило, отримують необхідну інформацію у секретаріаті. Яке враження від спілкування залишить помічник керівника? Чи захоче клієнт зателефонувати знову? Вичерпні чи відповіді на свої запитання отримає зацікавлена особа? Щоб бути впевненим у позитивних якостях секретаря, потрібно відповідально підготуватися до першої зустрічі і грамотно організувати і провести співбесіду.

Інструкція

Секретар - це обличчя компанії. В першу чергу оцініть зовнішній вигляд претендента. Адже не дарма кажуть, що зустрічають по одягу, а проводжають по розуму. Те, наскільки акуратно і привітно виглядає секретар, може мати велике значення для отримання необхідного контракту або проведення майбутніх переговорів. Якщо у вас є свій «образ», намагайтеся прислухатися до інтуїції. Якщо ви затвердите на посаді людину, яка викликає у вас внутрішні суперечності, то з ним, ймовірно, буде складно спрацюватися, адже секретар - це не тільки обличчя фірми, а й права рука керівника. Однак не схвалюйте відразу того, хто сподобається вам яскравою, красивою зовнішністю. Симпатична картинка може швидко приїстися, а папери так і будуть лежати нерозібраними.

Проводячи бесіду, уважно слухайте: секретар буде спілкуватися з клієнтами, вести телефонні переговори і складати листи. Мова його має бути грамотною, закінчення узгодженими, а тон доброзичливим. Зверніть особливу увагу на присутність в мові так званих слів-паразитів. Якщо минулого претендента рясніє непотрібними «так значить», «так сказати», «еее», «ну ось», то навряд чи ви досягнете відсутності цих виразів в діловій обстановці. Неприпустимим вважається використання жаргону і сленгу, якщо тільки ви самі не дозволите розмови прийняти неформальне русло.

Попросіть секретаря надрукувати текст під диктовку. Так ви перевірите відразу три важливих якості: швидкість друку, грамотність письма і володіння персональним комп'ютером. Навмисно зробіть стилістичні помилки і спостерігайте за реакцією претендента. Якщо він ввічливо порадить найбільш підходящий варіант побудови фрази, відзначте це про себе «плюсом».

Уважно вивчіть резюме секретаря. Зверніть увагу на попередні місця роботи, розпитайте претендента про причини відходу. Важливий і кмітливий людина ніколи не стане безсторонньо відгукуватися про колишнього керівника, «поливати брудом» колектив або розповідати про власні промахи. Найбільш прийнятний відповідь, яку ви можете почути - невідповідність очікувань з питання заробітної плати. Виділіть ключові слова в тексті резюме і в оповіданні співрозмовника: пунктуальність, організованість, стресостійкість, комунікабельність, ввічливість. Пам'ятайте, що найчастіше секретар - це сполучна ланка між різними підрозділами організації, від його професійних і особистісних якостей може залежати як настрій керівника, так і комфорт, доброзичлива обстановка і порядок у всьому офісі.