Яким би видом діяльності не займалася організація, в процесі своєї життєдіяльності вона створює серйозні обсяги документації, які необхідно зберігати. Чим більше підприємство і чим ширший сфера його діяльності, тим більшим буде обсяг накопичених документів. Природно, що рано чи пізно виникає питання сортування та знищення неактуальною документації. Залишилося визначити, що ж можна знищити, а що все ще необхідно зберегти.
Інструкція
Для того щоб систематизувати документацію, для кожного вступника на зберігання документа необхідно визначити термін зберігання, після закінчення якого документ можна буде знищити без ризику для організації.
Скористайтеся затвердження перелік документів, за якими термін зберігання встановлюється Росархивом. Основним документом, на який слід орієнтуватися при систематизації такого роду документації, є «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання» (затв. Росархивом 06.10.2000 р)
Скористайтеся затвердження перелік документів, за якими термін зберігання встановлюється Росархивом. Основним документом, на який слід орієнтуватися при систематизації такого роду документації, є «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання» (затв. Росархивом 06.10.2000 р)
Вивчіть також відомчі переліки, до яких вам необхідно буде вдатися, якщо ваша організація потрапляє під відомчу кваліфікацію (наприклад, існують переліки для військових відомств, банківських відомств та ін.). Для найбільш поширених типів організацій також сформовано переліки документації (наприклад, для акціонерних товариств).
Ряд документів підлягає зберіганню згідно своєю специфікою, наприклад, податкова документація обов'язкове до збереження на термін не менше 4 років, а бухгалтерська звітність - не менше 5 років.
Використання переліків - найбільш зручний спосіб систематизації документів, оскільки для кожного типу документації встановлено чіткий термін зберігання. Однак не всі документи можна розподілити за переліками. Для частини документів термін зберігання повинен бути встановлений самою організацією.
З цією метою організація відповідним наказом створює експертну комісію, яка на регулярній основі проводить експертизу цінності документів, визначаючи строки зберігання і знищуючи документи, за якими термін зберігання закінчився або не потрібно. Важливо, щоб до складу комісії входили люди, здатні прорахувати затребуваність документа і ймовірні ризики від його втрати.
З цією метою організація відповідним наказом створює експертну комісію, яка на регулярній основі проводить експертизу цінності документів, визначаючи строки зберігання і знищуючи документи, за якими термін зберігання закінчився або не потрібно. Важливо, щоб до складу комісії входили люди, здатні прорахувати затребуваність документа і ймовірні ризики від його втрати.
Як побороти в собі егоїзм
Як зрозуміти, що хлопець приворожений
Як розрахувати коефіцієнт спеціалізації
Як відключити АОН в телефоні
Що таке великодушність
Як дізнатися інформацію про відеокарту
Як налаштувати сервер стім
Як заповнити повідомлення про прибуття іноземного громадянина
Як заховати трубу витяжки