ЯК організувати архів на підприємстві

В процесі своєї виробничої діяльності будь-яке підприємство створює безліч документів, обов'язкових для зберігання протягом деякого, а іноді досить тривалого часу. Саме для цього необхідна організація архіву.

Інструкція

Створіть необхідні умови для зберігання документів в архіві. Насамперед приміщення має бути захищене від прямого впливу сонячного світла, рівень вологості повітря не повинен перевищувати допустимого рівня, а також обов'язково повинен бути закритий доступ для сторонніх.

Врахуйте, що за вимогами до приміщень архіву, його розміщення не допускається в дерев'яних спорудах, старих будівлях, будівлях з сирими підставами, горищними або підвальними приміщеннями. При цьому приміщення, призначене для зберігання різних архівних документів в пристосованій будівлі має бути ізольоване від інших приміщень, які розташовані в даному будинку. Також не допускається розміщення архіву у приміщеннях будівлі, які зайняті службами громадського харчування, організаціями, що зберігають хімічні або пожежонебезпечні речовини, харчовими складами.

Розташуйте архів організації в будівлі, пристосованому або спеціально побудованому для зберігання документації. Приміщення має бути віддалене від небезпечних об'єктів згідно пожежної безпеки. До таких, наприклад, можна віднести стоянки автомашин, бензоколонки, гаражі. Також поблизу приміщення архіву підприємства не повинно існувати об'єктів, що забруднюють повітря.

Врахуйте при виборі приміщення, придатного для організації архіву, що для нормальної роботи архіву необхідно декілька відокремлених приміщень: архівохраніліще- приміщення для прийому документів-приміщення для використання, що знаходяться на зберіганні документів-робоча кімната для співробітників архіву.

Віддаліть архівосховище від лабораторних, побутових і виробничих приміщень. При цьому, зверніть увагу, щоб воно не мало загальних вентиляційних каналів з ними і відділялося від сусідніх приміщень за допомогою вогнетривких стін і перекриттів з межею вогнестійкості не менше двох годин. Також, в приміщенні архіву виключена прокладка труб каналізації та водопостачання.

Складіть для організації зберігання «Положення про зберігання документів» і затвердите його у керівника. Крім цього, за наказом керівника повинна бути призначена особа, яка буде відповідально за архів. Також створюється спеціальна експертна комісія, яка буде періодично проводити експертизу документів на відповідність їх термінів зберігання.