Сам процес заповнення відкликання нагадує собою написання розгорнутих відповідей про якості співробітника.
Напишіть назву організації, від якої дається ця характеристика- вкажіть посаду співробітника, опишіть обов'язки, які він виконував або виконує. Перерахуйте позитивні якості, якими володіє працівник, рівень його професійної підготовки, дайте відомості про досягнення та нагороди. Якщо співробітник закінчував спецкурси з підвищення кваліфікації, надайте відомості про ці курсах.
Нижче вкажіть негативні якості співробітника, якщо такі є, опишіть стягнення і порушення дисципліни.
Характеристика повинна бути підписана керівником. Крім підпису рекомендується вказувати свої контактні дані. Це потрібно на випадок, якщо у адресата відкликання виникнуть які-небудь питання до вас. Підпис посвідчіть печаткою вашої організації. Поруч з печаткою та вашим підписом вкажіть дату видачі характеристики.
Зазвичай відгук складається у двох примірниках. Оригінал передайте за призначенням, а копію залишіть у своїй організації.