? ЯК скласти порядок денний

Повістка дня являє собою «скелет» зборів чи наради. Саме в ній задаються головні теми для обговорення та основні напрямки дискусій. Вона встановлює порядок проведення наради, концентрує увагу учасників на професійному розмові, не дозволяє обговоренню перерости в безладний обмін думками.

Інструкція

Розпочніть підготовку порядку дня відразу ж після прийняття керівництвом рішення про дату і темі наради. По «гарячих слідах» вам буде легше сформулювати її пункти. Крім того, у вас буде достатньо часу на виправлення першого варіанту, якщо керівник захоче внести поправки.

Виділіть в темі зборів основні та другорядні аспекти. Не перевантажуйте повістку дня дрібними питаннями, які можна вирішити в робочому порядку. Оптимальний варіант - включити 1-2 істотних пункту, в обговоренні яких зацікавлена велика частина колективу, і залишити час для оперативного вирішення менш важливих питань, у тому числі що виникли в ході зборів.

Сформулюйте пункти порядку дня. Уникайте багатозначних або неясних пропозицій. Питання на порядку дня робіть максимально конкретними. Прочитавши їх, учасник наради повинен легко зрозуміти суть проблеми і мета її обговорення. Якщо у вас виникли труднощі, зверніться за допомогою до фахівця, який буде виступати з основною доповіддю по даній темі.

Кожен пункт повинен починатися з прийменника «про» чи «про»: «Про ініціативи відділу продажів з проведення суботника» або «Про перерозподіл функцій між відділом маркетингу та прес-службою» і т.д. Якщо на обговорення виноситься якої-небудь регламентує документ, пункт може звучати таким чином: «Про затвердження Статуту підприємства» або «Про внесення змін до посадових інструкцій співробітників секретаріату» і т.д. Питання інформаційного характеру, які не потребують обговорення, забезпечите відповідним поясненням в дужках або через двокрапку. Наприклад, «Про перспективні напрямки книговидавничої діяльності: Звіт заступника генерального директора про відрядження на семінар».

Структуруйте повістку дня. На практиці застосовуються два способи розташування питань: від найбільш важливих до менш важливим і від незначних до істотних. Кожен варіант має свої позитивні сторони. У першому випадку на початку наради розглядаються головні питання. Співробітники проявляють більше активності, втома ще не впливає на них. Але обговорення першого питання може затягнутися, часу на вирішення дрібних, але важливих проблем не залишиться. Якщо ж збори починається з менш важливих пунктів, співробітники поступово включаються в ритм і до моменту оголошення головного питання цілком налаштовані на конструктивний діалог.

Надрукуйте повістку дня відповідно до вимог діловодства, прийнятими у вашій організації. Крім власне питань для обговорення вкажіть дату, час, місце проведення наради, основних доповідачів, учасників та запрошених фахівців. Прийміть документ у керівника організації. Оригінал повістки дня ви пізніше прикладіть до протоколу засідання. На підставі затвердженого порядку підготуйте інформаційний лист або оголошення для співробітників.