? ЯК організувати нараду

Нарада - традиційний атрибут будь-якого управлінського процесу. Значимість, характер, технічний рівень, тривалість цієї ділової зустрічі можуть бути різними залежно від конкретних цілей та умов проведення. У той же час у цього заходу є дві головні відмінні риси: на нараді обговорюється та чи інша проблема чи задача, а підсумком має стати певне рішення. Результативне нараду вимагає чіткої організації.

Інструкція

Перед скликанням наради та запрошенням на нього певного складу учасників сформулюйте мету робочої зустрічі. Уточніть для себе: яким рішенням воно має завершитися. Підсумком може бути затвердження плану роботи на певний період, розробка проекту актуального наказу, складання мережного графіка і т.д.

Якщо на нараді буде вирішуватися якась проблема, мета ділового зборів потребуватиме відповіді на питання: чому, навіщо і як. Є непорушне правило: перш ніж домовлятися, треба домовитися, про що піде мова. Може статися так, що авторитетні учасники наради виявляться при думці, що оголошеної проблеми не існує. Особливі наради - з генерування (виробітку) ідей. Вони можуть проходити у вигляді так званого «мозкового штурму». Обстановка для такої процедури потрібна нестандартна, творча.

Важливий етап підготовки наради - формулювання порядку денного. Нарада може виявитися марним і непродуктивним, якщо його інформаційна та проблемна складові не працюватимуть. Тому чітко продумуйте постановку теми розмови. Порівняйте: «Питання про зростання продажів продукту А в роздрібній мережі» та «Узгодження дій по збільшенню продажів продукту А в роздрібній мережі». У першому випадку обговорення може перетворитися на банальні звіти, у другому - в вирішення наболілих проблем.

Важливе значення має місце проведення наради. Є вірне психологічне спостереження: якщо обговорення проводиться в кабінеті керівника, його погляд на вирішення тієї чи іншої проблеми може свідомо виявитися домінуючим і більш кращим. Оптимальним варіантом може стати будь-яке інше приміщення (конференц-зал, простора кімната). Пам'ятайте: зона комфортного спілкування - відстань близько метра. По можливості, враховуйте це при розстановці стільців. Гарні для нарад круглі або овальні столи. Виїзна нарада може бути ще більш доречним в конкретних ситуаціях, але це дуже витратний варіант.

Вдумливо плануйте час наради. Нераціонально призначати його перед обідньою перервою або в кінці робочого дня Ранкові години переважніше. Якщо нараду планується тривалим, організуйте перерви або кава-паузи (щогодини - по 5-10 хвилин). Якщо вам потрібно провести інформаційне нарада-оперативку, можливий варіант без класичного засідання, тобто без стільців.

Дисциплінує співробітників організації і стає частиною корпоративної культури чіткий графік проведення нарад: рекомендується проводити їх в постійний день тижня і в певний час (наприклад, в п'ятницю вранці).

Серйозні наради часто вимагають наочності: демонстрації таблиць, схем, показу відеоматеріалів. Бажано мати для цих потреб маркерну дошку, фліп-чарт, екран.