Як оформити зміну окладу

Якщо працівника перевели на іншу посаду з більшою оплатою праці, оформлення зміни окладу відбувається паралельно з переведенням на іншу посаду. У цьому випадку кадровик повинен зробити додаткову угоду до трудового договору з працівником. В угоді потрібно прописати, що працівник переводиться на нову посаду і вказати нову суму оплати праці. На підставі цієї угоди робиться наказ про переведення на нову посаду (уніфікована форма Т-5 або Т-5а), в якому вказується і новий оклад. При оформленні переведення працівника на іншу посаду з підвищенням окладу не забудьте внести запис про переведення (але не про зміну окладу!) До трудової книжки працівника.

Якщо працівник залишається на колишній посаді, то потрібно зрозуміти - чи змінюється оклад даного конкретного працівника або ж зміна окладу стосується посади, яку він займає. Ці випадки передбачають різні алгоритми дій для документального оформлення зміни окладу.

У разі якщо зміни окладу стосуються посади, яку займає працівник, необхідно зробити наказ про зміну штатного розкладу, а потім наказ про затвердження нового штатного розпису з новим окладом. Після цього робиться додаткову угоду до трудового договору з працівником і наказ про підвищення окладу на підставі цієї угоди. Для даних наказів уніфікованих форм не існує.

Якщо оклад підвищують безпосередньо працівникові, то починається все зі службової записки безпосереднього керівника працівника на ім'я генерального директора. У цій записці обґрунтовується необхідність підвищення окладу. На підставі завізованою генеральним директором записки, кадровий працівник оформляє додаткову угоду до договору з працівником. А вже на підставі додаткової угоди робить наказ про підвищення окладу. Даний наказ та службова записка оформляються у вільній формі з проставленням усіх реквізитів, прийнятих правилами діловодства для даного виду документів.

Тепер поговоримо про неприємну для працівників ситуації зміни окладу в бік зменшення. У трудовому кодексі прописано низку причин, які дозволяють роботодавцям зменшити оклад. Серед цих причин можуть фігурувати тільки ті, які пов'язані з змінам умов праці - організаційними або технологічними. В якості таких умов можуть виступати зміни техніки і технології на виробництві, удосконалення робочого місця (підтверджується атестацією робочих місць), реорганізація структури виробництва. При цьому для зміни окладу в бік зменшення повинен знизитися обсяг, складність роботи або трудовитрати працівника. Інакше ви ризикуєте погіршити становище працівника, а це відповідно до Трудового кодексу неприпустимо. На практиці здійснити і правильно оформити зменшення окладу досить складно. По-перше, ви повинні на всі зміни робочого процесу мати документальне підтвердження, що якраз і є в більшості випадків каменем спотикання при оформленні зменшення оплати праці. Крім того, повинні бути накази на зміна штатного розкладу та його затвердження. По-друге, ви повинні за два місяці (стаття 74 ТК РФ) повідомити працівника письмово під розпис про те, що йому загрожує. Якщо працівника такі умови не влаштують, то роботодавець повинен буде запропонувати йому іншу підходящу роботу. Якщо і це не задовольнить працівника, то він має право "покинути" вашу організацію. Якщо працівник згоден, то робиться додаткову угоду до трудового договору і наказ про зниження окладу.