ЯК організувати прес-конференцію :: Культура і суспільство

Прес-конференції - це важливий компонент PR-діяльності будь-якої компанії. Завдяки їм ЗМІ та зацікавлена громадськість можуть отримати актуальну інформацію буквально з перших рук від офіційних представників тієї чи іншої організації, а керівництво компаній викласти свою позицію по найбільш значущих для них питань. Але для того щоб прес-конференція принесла дійсно гарні результати, вона повинна бути правильно організована.

Інструкція

Якщо вам доручено організувати і провести прес-конференцію, в першу чергу, визначте, якої мети ви хочете досягти: розповісти про який-небудь успіх вашої компанії, привернути увагу громадськості до якоїсь проблеми, представити у виграшному світлі якусь публічну персону і т. п. Потім виберіть місце і час проведення прес-конференції. Майте на увазі, що подібні заходи найкраще проводити в середині робочого тижня (вівторок-середа-четвер) о першій чи другій половині дня, але не пізніше 16 годин.

Місце для проведення прес-конференції вибирайте, виходячи з організаційних можливостей вашої компанії і кількості планованих запрошених осіб. Зверніть увагу, що для представників преси необхідна достатня кількість посадкових місць. Заздалегідь подбайте про наявність в залі мікрофонів, проекційних екранів (при необхідності) і вільного простору для установки телекамер.

Складіть список ЗМІ та організацій, чиїх представників ви хотіли б бачити на своєму заході. Підготуйте і розішліть прес-релізи та запрошення не менш ніж за два тижні до призначеного події. Бажано після розсилки запрошень особисто обдзвонити адресатів і дізнатися про їх рішення присутніми або не бути присутнім на прес-конференції. Таким чином, ви не тільки уточніть кількість майбутніх гостей, але й додатково нагадайте про вашому заході, якщо люди забули про нього або не отримали вашого прес-релізу.

Підготуйте необхідні презентаційні матеріали для всіх майбутніх учасників прес-конференції. У комплект учасника зазвичай включають екземпляр прес-релізу, перелік виступаючих на прес-конференції офіційних осіб із зазначенням повних імен і посад, порядок денний (порядок і теми виступів), рекламні та промо-матеріали. Значно краще виглядає, якщо всі презентаційні матеріали для кожного учасника оформлені у вигляді єдиного комплекту у фірмовій папці з логотипом організації.

Якщо ви плануєте введення акредитації для учасників, заздалегідь проінформуйте їх про це і повідомте, які дані вам потрібні для неї (ПІБ, посада, паспортні дані тощо). Заздалегідь підготуйте іменні бейджики для всіх учасників і розставляються на столах картки із зазначенням ПІБ та посади для виступаючих осіб. Якщо прес-конференція планується на досить тривалий час, подбайте про комфортні умови для її учасників: буфеті з напоями та легкими закусками, курильної і туалетній кімнатах, призначте час для перерв на відпочинок.

Після проведення прес-конференції обов'язково зв'яжіться з редакціями присутніх ЗМІ і поцікавтеся зробленими за її підсумками матеріалами. Попросіть надати вам екземпляри публікацій, якщо це не було обумовлено раніше.