ЯК написати лист замовнику :: як написати лист до презентації

Лист замовнику пишеться в разі неможливості виконання зобов'язань перед ним з боку вашої організації, якщо він не перерахував кошти за поставлений товар і якщо є необхідність інформувати його про новий асортименті.

Інструкція

Почніть лист з звернення до особі, що представляє організацію замовника. У цій частині листа доречні такі звороти ввічливості як «Шановний Іван Андрійович», «Пан Ремізов». Якщо в компанії-замовнику немає конкретної особи, з яким налагоджені відносини, зверніться «Шановні Господа».

Назвіться, вкажіть найменування вашої організації. Використовуйте стандартні звороти, наприклад, «ТОВ« Монтажспецстрой »висловлює Вам повагу та бажає процвітання Вашої організації». Це дозволить зорієнтувати вашого замовника, читаючи основний текст він не буде ламати голову, хто адресант листа.

Сформулюйте, який привід став причиною письма. Від цього залежить форма написання і зміст послання. Найбільш поширеною причиною написання листів замовнику є несплата ним поставлених товарів або наданих послуг. У цьому випадку пошліться на відповідний пункт договору, вкажіть, що в обов'язки замовника входить оплата рахунку в конкретні терміни. Якщо це не перше ваш лист на цю тему, апелюйте до відповідальності замовника за невиконання зобов'язань, прописаної в пункті Х договору поставки. Зверніть увагу, що в разі несплати рахунків ви будете змушені звернутися до суду.

Принесіть вибачення замовнику, якщо причиною написання листа стала неможливість поставити йому товар в обумовлені договором строки. Не старайтесь пояснити причини, чому ви зриваєте терміни поставки, замовнику це нецікаво, краще інформуйте його про те, протягом якого часу ваша організація зможе виконати зобов'язання за договором. В кінці листа використовуйте фрази «Дякуємо за розуміння», «Сподіваємося на подальшу співпрацю».

Інформуйте замовника про нову лінійку продуктів, пропонованих вашою компанією, якщо ваш партнер не знає про змінений асортименті. У такому листі бажано вказати, які знижки отримає замовник при оформленні нових договорів поставки як постійний клієнт.

Підпишіться в кінці листа. Залиште контактну інформацію, щоб замовник знав, як можна з зв'язатися з вашою організацією. Побажайте всіляких благ організації та особі, що представляє її.