ЯК написати особисте справа :: чи обов'язково в особистих справах працівників копії їх пасортов

Ведення особистих справ співробітників є обов'язком кадрової служби організації. Формування та ведення особової справи працівника здійснюється після підписання наказу про його прийом на роботу.

Вам знадобиться

- документи співробітника, прийнятого на роботу (паспорт, документи про освіту);
- документи, що оформляються при прийомі на роботу і в процесі трудової діяльності співробітника;
- фотографія співробітника розміром 3х4 см;
- папка-швидкозшивач.

Інструкція

Роздрукуйте і видайте співробітнику, прийнятому на роботу, бланки особового листка по обліку кадрів і автобіографії, попросіть співробітника заповнити їх від руки. Нехай співробітник проставить в заповнених документах свій підпис і дату заповнення. Приклейте фотографію співробітника на першу сторінку особового листка по обліку кадрів.

Візьміть звичайний швидкозшивач, роздрукуйте і приклейте на нього титульний лист-обкладинку особової справи. Зробіть копії паспорта (сторінок з фотографією, з пропискою, з відмітками про сімейний стан), документів про освіту співробітника, помістіть їх в особисту справу. Прикріпіть туди також характеристики, рекомендації, резюме співробітника, заяву про прийом на роботу. Якщо в організації трудові договори та кадрові накази зберігаються окремо, то зробіть і помістіть в особисту справу їх копії.

Підшийте також в особисту справу екземпляр посадової інструкції та інші документи, що стосуються оформлення прийому на роботу співробітника. Не забудьте прикріпити автобіографію та особовий листок з обліку кадрів (зазвичай його поміщають в початок особової справи). Пронумеруйте всі аркуші особової справи, починаючи з копії паспорта та документів про освіту. Зробіть внутрішню опис документів, що зберігаються в особовій справі і помістіть її в початок особової справи.

Доповніть особиста справа співробітника в процесі його роботи копіями різних документів про підвищення кваліфікації (копіями дипломів, свідоцтв, сертифікатів тощо), документами, що підтверджують переклади (заявами, додатковими угодами до трудового договору, копіями або другими екземплярами наказів і т.п .), наказами про накладення стягнень або про заохочення та іншими документами.

Завершіть особиста справа при звільненні співробітника з організації документами про звільнення: заявою про звільнення, угодою сторін, копією або другим примірником наказу про звільнення та іншими документами.

Підготуйте особиста справа звільненого співробітника до передачі в архів. Для цього розташуйте документи за хронологією дат в наступному порядку:
- Особовий листок з обліку кадрів та автобіографія-
- Копія паспорта та документів про образованіі-
- Документи про прийом на роботу-
- Документи, які оформляються кадровою службою протягом трудової діяльності сотрудніка-
- Документи про звільнення (завершують особиста справа).
Пронумеруйте листи особової справи, переоформлюєте його внутрішню опис, здайте документ в архів.

У процесі діловодства документи особової справи розташовуються усередині нього у зворотній тимчасової хронології, тобто на початку справи виявляються розміщеними документи про увольненіі- за ними - документи про переклади співробітника, накази про заохочення і стягнення і пр.- за ними - документи про прийом на роботу та копії документів про освіту і т.п.