? ЯК написати звіт :: Офісна життя

Єдиної суворої форми для написання звіту не існує. Кожна організація у міру накопичення досвіду виробляє внутрішні правила і вимоги до нього. Якщо ж вам вперше належить написати звіт, постарайтеся, щоб він був змістовним і логічним.

Інструкція

Визначте форму звітності. Звіт може бути текстовим і статистичними. У першому інформація представляється у вигляді зв'язного розповіді, яке при необхідності доповнюється таблицями, графіками та іншими ілюстраціями. У статистичному звіті все навпаки: цифрові показники і схеми супроводжуються короткими текстовими поясненнями.

Позначте часові рамки. Звіт можна написати про роботу за тиждень, місяць, квартал, рік. Але часом необхідно відзвітувати про конкретний заході, на організацію та проведення якого витрачено кілька днів. У будь-якому випадку відомості про терміни потрібно вказати в заголовку звіту, наприклад: «Звіт про роботу відділу у другому кварталі 2011 року» або «Звіт про проведення семінару з діловодства 23-25 січня 2011 року».

Розробіть структуру звіту. Першим розділом зробіть «Вступ», в якому ви коротко опишіть цілі, що стояли перед вами, методи і результат їх досягнення.

Далі виділіть невеликі розділи, що відображають повністю виконану роботу: підготовку, етапи реалізації проекту, досягнуті позитивні результати, що виникли складності і варіанти їх усунення. Особливу увагу приділіть фінансової частини. Її потрібно виділити в окремий розділ і докладно розписати відповідно до вимог бухгалтерії організації.

Пишіть коротко і по суті. Не думайте, що великий обсяг звіту підкреслить його значимість. Навпаки, начальник оцінить вашу здатність висловлювати думки в стислій формі, чітко і грамотно.

Доповніть основну частину звіту додатками, які підтверджують описані вами факти. Це можуть бути рахунки та інші бухгалтерські документи, копії вдячних листів, публікації про захід в періодичних виданнях і т.д.

Завершіть звіт розділом «Висновок». Тут ви сформулюєте ті висновки і пропозиції, які виникли після завершення роботи і можуть бути корисні для організації в майбутньому.

Надрукуйте звіт на аркушах формату А4. Не використовуйте химерні шрифти і розмір символів нижче 12. Пронумеруйте сторінки. При великому обсязі звіту надрукуйте на окремому аркуші зміст, яке допоможе швидше зорієнтуватися в тексті. Оформіть титульний лист і помістіть звіт в папку.