? ЯК відправити звіт електронною поштою

Інтернет все більше поширюється у всіх сферах, у тому числі і в документообігу. Найчастіше відіслати який-небудь документ по електронній пошті набагато простіше і швидше, ніж за допомогою інших способів. Як же правильно відправити звіт електронною поштою?

Вам знадобиться

- сканер;
- комп'ютер;
- доступ в інтернет.

Інструкція

Уточніть у адресата, чи зможе він прийняти необхідний документ по електронній пошті. У кожної організації на цей випадок існують свої регламенти та правила. Наприклад, державні установи, такі, як Пенсійний фонд Російської Федерації і Федеральна податкова служба вимагають, щоб звіти від організацій супроводжувалися електронним підписом. Для цього вам потрібно буде завантажити на комп'ютер фірми спеціальну програму і з її допомогою зареєструвати унікальний цифровий код, який буде служити підписом відповідальної особи для електронних документів.

Якщо ви хочете відправити звіт, який раніше був складений у паперовому вигляді, відскануйте його. Якщо це не будує одержувача, то вам потрібно буде створити електронний документ у форматі тексту або таблиці, в залежності від того, яку інформацію ви хочете занести в звіт.

Прикріпіть звіт до тексту листа. Майте на увазі, що через ризик атаки вірусів багато людей не відкривають файли, надіслані їм поштою. Тому ви повинні описати в тілі листа суть вашої відправки для того, щоб одержувач був упевнений, що це дійсно ви, а не зломщик комп'ютерної системи.

У деяких системах складання звітів, наприклад, Google Analytics, є своя система відправки тексту. Після того, як ви закінчили працювати зі звітом, натисніть на кнопку «Електронна пошта», яка знаходиться вгорі екрану. Потім виберіть в меню категорію «Відправити». Визначте формат файлу, який ви хочете відправити. Потім вкажіть адресу одержувача, тему листа і супровідний текст до звіту. Потім ще раз натисніть на кнопку «Відправити».