1
Підготуйте текст телефонограми. Викладайте суть повідомлення стисло, рекомендований обсяг тексту - не більше 50 слів. Якщо телефонограма містить вказівку на захід, який має відбутися в майбутньому: зустріч, засідання, складання акту і т.д., то переконайтеся, що ви вказали конкретне місце і час проведення заходу.
Текст повинен бути викладений так, щоб виключити можливість подвійного тлумачення.
2
Оформіть телефонограму на паперовому носії за правилами оформлення листа керівника. Таким чином, документом з текстом повинні бути присвоєні реквізити: унікальний номер і дата складання. Телефонограма підписується особою, від імені якого вона буде передана.
3
Визначте одержувача телефонограми. Якщо адресатів декілька, на додаток до тексту повідомлення складіть список одержувачів. Такий список оформляється на окремому аркуші, в ньому вказуються назви організацій, яким слід передати телефонограму і відповідні їм номери телефонів.
4
Зареєструйте телефонограму в журналі вихідної кореспонденції. Якщо телефонограма - рідкісне явище у вашому документообіг, для реєстрації скористайтеся загальним журналом. У тому випадку, якщо ви регулярно вдаєтеся до такого способу передачі інформації, заведіть для телефонограм окремий журнал, так вам буде зручніше орієнтуватися.
5
Додзвонитися адресату і попросіть прийняти телефонограму. Дізнайтеся і зафіксуйте посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка приймає телефонограму.
6
Повідомте абоненту:
- посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, від імені якого спрямовується телефонограмма-
- свою посаду, прізвище, ім'я, по батькові та номер телефону.
Продиктуйте текст телефонограми. Після того як ви передали текст, попросіть абонента перечитати телефонограму, щоб перевірити правильність її запису.
7
Дізнайтеся у абонента вхідний реєстраційний номер телефонограми, запишіть його.