Наявність відбитка печатки обов'язково на договорах, контрактах. На них присутня підпис директора організації або іншої уповноваженої особи. Без завірення печаткою вона може бути визнана недійсною. При укладенні трудового договору працівникам необхідно звертати особливу увагу на наявність її відбитка.

Наявність печатки на наказах про прийом, звільнення, переведення не є обов'язковим. Але на практиці склалася інша ситуація, що її відбиток ставиться там, де присутня підпис керівника підприємства. Коли працівник просить копію трудової книжки, наказу про прийняття / звільнення, то на ній необхідно написати слово «Вірно» або «Копія вірна», вказати назву посади кадрового співробітника, його прізвище, ініціали. Кадровик повинен поставити особистий підпис та відбиток печатки компанії або відділу кадрів, яку слід розміщувати так, щоб не закривати підпис, так як в подальшому можуть виникнути проблеми з її звіренням. Прийнято вважати, що печатка повинна розташовуватися на частині найменування посади.

Записи на титульному аркуші трудової книжки, а також всередині неї слід обов'язково завіряти печаткою підприємства або кадрової служби. Коли працівник звільняється з організації, провадиться його переведення на іншу посаду або до іншого роботодавця, її відбиток повинен бути присутнім. Друк слід проставляти так, щоб підпис посадової особи і розшифровка були доступні для читання.

При зміні персональних даних фахівця в його трудовій книжці слід внести запис, що підтверджує цей факт. Такий запис необхідно завірити відбитком печатки. Найменування компанії на ній повинно відповідати назві фірми в статуті чи іншому установчому документі. Якщо відбулося перейменування, це потрібно зафіксувати, запевнити нової печаткою організації.

Наявність відбитка печатки обов'язково при укладанні договорів, що мають юридичну, правову силу. Виняток становлять лише випадки, які вимагають нотаріального засвідчення.