Для чого ж потрібні програми-архіватори і як вони можуть допомогти впоратися з великою кількістю даних? З назви явно випливає, що програми створюють архіви даних приблизно так само, як людина складає в стопку кілька книг, а потім перев'язує їх мотузкою, щоб можна було упакувати ці книги, скажімо, в коробку. Архіватори ж перетворюють дані, зазначені користувачем, для більш компактного зберігання або перенесення на будь-який доступний носій інформації.

Спочатку програми-архіватори були затребувані в основному тільки для відправки даних по тоді ще нешвидким і вузьких каналах інтернету. При модемному з'єднанні час завантаження відносно великого масиву даних займало значний час. Скажімо, відправка середньої за розміром картинки або фотографії на поштовий сервер займала від двох до п'яти хвилин. Однак за той же час можна було завантажити архів, в якому було б вже кілька картинок. Вигода використання архівуються програми була очевидна.

В даний час архіватори також затребувані. Змінилися параметри стиснення, алгоритми упаковки даних стали набагато складнішими і ефективними. З'явився спеціальний софт, орієнтований на роботу з певними видами файлів, які раніше неможливо було заархівувати.

Необхідно відзначити той факт, що на даний момент існує велика кількість універсальних програм для архівації файлів, що мають тріальні версії або повністю безкоштовних. Це насамперед WinRar, WinZip, Winace, 7-zip, Power Archiever. Для отримання повністю функціональної робочої версії більшості з цих програм потрібно придбати ліцензійний ключ.

За способом стиснення архівуються софт підрозділяється на типи. Програма «файловий компресор» вміє ефективно стискати виконуваний файл з дозволом exe, створюючи при цьому саморозпаковується. Інший програмний тип - універсальний архіватор - здатний запакувати значну кількість інформації в один архів, працюючи з усіма файловими дозволами без винятку. В даний час цей поділ носить дещо умовний характер, оскільки сучасні програми розраховані на універсальне застосування, а значить можуть відповідати вимогам будь-якого типу архівації.

Цікаво, що незважаючи на великий прогрес програмного забезпечення, призначеного для архівації, робота з попередньо стиснутими файлами поки ще неефективна і потребує значного вдосконалення. Так, наприклад, чудові результати досягаються при упаковці в архів файлів з розширеннями txt, doc, exe, bmp. Однак архівація стислих даних в форматах mp3, avi, jpg поки що здійснюється тільки за рахунок службової інформації і складає всього лише близько 3% від початкової суми інформації.