ЯК заповнювати реєстраційну картку :: Оформлення документів

У сфері документообігу існує величезна кількість різних видів реєстраційних карток. Використання системи карткової реєстрації даних вкрай зручно, оскільки дозволяє систематизувати отриману інформацію, полегшує її занесення в електронні бази даних, дозволяє оптимізувати пошук інформації.

Інструкція

Визначте тип того документа, який вам потрібно заповнити. Існують реєстраційні картки, призначені для заповнення при постановці на податковий облік, в рамках ведення бухгалтерського обліку, для реєстрації власності і подачі документів на отримання візи. Такі реєстраційні картки мають офіційно встановлену, єдину форму - ознайомтеся з нею. Крім того, існує безліч сфер діяльності, де реєстраційні картки використовуються для систематизації даних, але не мають встановленого зразка. У таких випадках форма реєстраційної картки створюється під потреби організації (наприклад, реєстраційні картки працівників, які оформляються службою по роботі з персоналом).

Незалежно від того, яку саме реєстраційну картку доводиться заповнювати, існує ряд правил, дотримуючись яких, ви позбавите себе від необхідності повторного заповнення, внесення коригувань, а отже, від зайвих витрат свого часу. Заповнюйте документ розбірливо. Ідеальний варіант - вносити дані друкованими літерами.

При заповненні стежте за тим, щоб внесені вами дані були розміщені саме в тих полях, які для них призначені. Особливо суворо така вимога повинна дотримуватися для реєстраційних карток, які будуть заноситися в електронні бази автоматично. У цьому випадку відхилення від запропонованих полів не дозволить внести ваші дані в базу.

Вказуйте в полях картки тільки ту інформацію, яка запитується. Зайві дані в реєстраційній картці зовсім не до місця, по-перше, в силу обмеженого простору під ваші відповіді, по-друге, в силу своєї специфіки: реєстраційна картка - це документ, в якому запитані тільки ті дані, які дійсно будуть проходити подальшу обробку .не залишайте в картці порожніх полів, за винятком тих, які відзначені як необов'язкові для заповнення. Відсутність необхідних даних робить реєстраційну картку недійсною.

У всіх випадках для кожного, кому потрібно заповнити даний документ, заводиться окрема реєстраційна картка. Об'єднувати для реєстрації групи осіб - неприпустима практика.

Після заповнення картки переконайтеся, що ваші персональні ідентифікаційні дані внесені вірно, перевірте заповнення всіх обов'язкових полів, після чого картку можна подавати на реєстрацію разом з іншими необхідними документами.